I och med en efterlängtad uppdatering av bokföringslagen kan du nu slippa skrynkliga, oläsliga kvitton och samtidigt hålla din bokföring i ordning på ett smidigt och effektivt sätt. Här går vi igenom vad som gäller och hur du enkelt kan dra nytta av förändringen.
Vad innebär lagändringen?
Från och med den 1 juli 2024 kan du som företagare slänga dina papperskvitton efter att de har digitaliserats på ett korrekt sätt. Den nya regeln i bokföringslagen innebär att räkenskapsinformation, som kvitton och fakturor, inte längre behöver bevaras i sin fysiska form om de har överförts till ett digitalt format. Detta digitala underlag blir lika giltigt som pappersoriginalet, förutsatt att det är en exakt kopia av originalet, inklusive all information och eventuella anteckningar.
I klartext: Så fort du har skickat kvittot eller fakturan till bokföringssystemet behöver du inte längre arkivera kvittot/fakturan för sig, utan de finns bifogade och arkiveras med respektive verifikation i systemet.
Vad innebär detta för dig som företagare?
Förändringen innebär flera fördelar för dig som företagare:
-
Minskad pappershantering: Du slipper hantera och lagra mängder av papperskvitton, vilket kan vara både tidskrävande och utrymmeskrävande. I stället kan du enkelt lagra allt digitalt.
-
Enklare sökning och hantering: Digitala kvitton kan enkelt organiseras, kategoriseras och sökas fram. Detta gör det betydligt enklare att hitta rätt kvitto när du behöver det, vilket sparar tid och minskar stress.
-
Bättre säkerhet och backup: Digitala kvitton kan säkerhetskopieras på flera platser, vilket minskar risken för att underlagen förloras vid exempelvis brand eller översvämning. Papperskvitton kan lätt förstöras, medan digitala filer kan lagras på flera säkra sätt.
Vad behöver du göra?
För att dra nytta av den nya lagstiftningen behöver du säkerställa att din digitala kvittohantering är i enlighet med lagen. Här är några konkreta steg:
-
Använd pålitliga verktyg: Investera i en bra skanner eller en app för mobilskanning som garanterar att alla detaljer på kvittot fångas upp korrekt. Många bokföringsprogram erbjuder dessutom integrerade lösningar för digital kvittohantering.
-
Organisera och lagra: Se till att dina digitala kvitton sparas i ett strukturerat system som är lätt att navigera. Namnge filer på ett konsekvent sätt och skapa mappar eller etiketter för olika typer av utgifter.
-
Säkerhetskopiera regelbundet: För att undvika att förlora viktiga underlag, se till att ha en rutin för att säkerhetskopiera dina digitala kvitton. Använd gärna molntjänster för säker lagring, men ha även en lokal backup.
-
Håll dig uppdaterad: Fortsätt att hålla dig informerad om eventuella ytterligare förändringar i lagstiftningen och hur de kan påverka din bokföring.
Framtidssäkerhet:
Genom att gå över till digital kvittohantering anpassar du ditt företag för framtiden, där digitalisering och automatisering blir allt viktigare för att kunna arbeta effektivt.
Den nya lagändringen i bokföringslagen är ett stort steg mot en mer digital och effektiv hantering av bokföringen för företagare. Genom att gå över till digital kvittohantering kan du spara tid, minska pappersarbetet och säkra din bokföring på ett bättre sätt. Om du behöver hjälp med att komma igång eller vill veta mer om hur du kan optimera din bokföring, är du varmt välkommen att kontakta oss på Elera. Vi finns här för att underlätta ditt arbete och hjälpa ditt företag att bli ännu mer framgångsrikt.
